Foi o Consulative Committee for Space Data Systems (CCSDS) que criou um modelo de referência no que se refere à preservação digital que vamos abordar nessa postagem – seu intuito foi o de padronizar atividades de preservação digital. O nome desse modelo é Open Archival Information System, que atende pela sigla OAIS. É um modelo complexo de referência sobre como deve ser um sistema de informação de arquivo para a preservação digital permanente. A sua tradução, inclusive, também é tema de certo debate; pode ser “Sistema de Informação de Arquivamento Aberto” ou “Sistema Aberto de Informação de Arquivo” – sendo a primeira versão mais utilizada pelos tradutores hispânicos, ou, no Brasil, SAAI (Sistema Aberto de Arquivamento de Informação). O termo “aberto” significa que o modelo foi desenvolvido em fóruns abertos e não necessariamente que o acesso ao arquivo seja ilimitado.

OAIS, portanto, é o modelo de referência que define os processos necessários para que se preserve e se chegue aos objetos de forma efetiva e a longo prazo, estabelecendo entre eles uma linguagem em comum. Como o próprio nome diz, trata-se de um modelo e, portanto, não especifica uma forma de como fazer esses processos, mas sim um jeito de fazê-lo de forma exitosa, descrevendo as funcionalidades básicas e os tipos de informação requeridos para sua preservação. OAIS identifica as obrigatórias responsabilidades, bem como as interações dos produtores, consumidores e gestores dos documentos (tanto em papel como digitais). Contribui, assim dizer, para um método que busca descrever a funcionalidade de repositório, proporcionando modelos detalhados de informação e funções arquivísticas.

O CCSDS é um corpo normativo que mantém um enfoque em dados terrestres e do espaço (fundado em 1982 pelas principais agências aeroespaciais do mundo, como um fórum multinacional); o OAIS, por este corpo desenvolvido, passou a ampliar seu horizonte em um conjunto de coletivos mais amplo ainda do que quem o criou. O CCSDS tratou, assim, de deixar o OAIS aplicável a uma ampla variedade de tipos de repositórios – nesse sentido, esse modelo converteu-se em uma língua universal para os sistemas de informação arquivísticos, que tem sido amplamente adotada por possibilitar a comunicação efetiva entre projetos de escala nacional e internacional.

Como o próprio documento do CCSDS acerca do modelo OAIS diz, este é um arquivo consistente em uma organização, que pode formar parte de outra maior, em pessoas e sistemas que aceitaram a responsabilidade de preservar informação e fazê-la acessível a uma Comunidade Designada. O conceito de Comunidade Designada (Designated Community), segundo a definição do glossário do modelo, é “um grupo identificado de consumidores potenciais que deve ser capaz de entender um conjunto particular de informação”. O OAIS, então, ainda segundo esse documento:

• fornece uma estrutura para a compreensão e maior conscientização dos conceitos de arquivamento necessários para a preservação e o acesso à informação digital de longo prazo;
• fornece os conceitos necessários pelas organizações não arquivísticas para serem participantes efetivos no processo de preservação;
• fornece uma estrutura, incluindo terminologia e conceitos, para descrever e comparar arquiteturas e operações de arquivos existentes e futuros;
• fornece uma estrutura para descrever e comparar diferentes estratégias e técnicas de preservação a longo prazo;
• fornece uma base para comparar os modelos de dados de informações digitais preservadas pelos Arquivos e para discutir como os modelos de dados e as informações subjacentes podem mudar ao longo do tempo;
• fornece uma base que pode ser expandida por outros esforços para cobrir a preservação a longo prazo de informações que não estejam em formato digital (por exemplo, mídia física e amostras físicas);
• expande o consenso sobre os elementos e processos para a preservação e o acesso a informações digitais de longo prazo e promove um mercado maior que os fornecedores podem suportar;
• orienta a identificação e produção de padrões relacionados a OAIS.

O modelo OAIS foi criado por e  para quem tem necessidades concretas sobre a preservação e acesso de dados a longo prazo, assim, se pode aplicar em qualquer repositório, especialmente em aquelas organizações com responsabilidades de manter a informação acessível por um longo período de tempo. Lembrando que isso vale não apenas para organizações, mas também indivíduos que percebam essa importância, bem como quem precisa obter certos arquivos e não estão ligados a quem os manteve ali.

Por fim, como base conceitual, o OAIS parte do princípio de que é mais difícil preservar informação digital que em papel ou filme, pois entre o ônus da tecnologia está a rápida obsolescência e seus consequentes perigos de perda da informação. Mesmo assim, considera que não se trata de uma questão exclusivamente tecnológica, mas também com implicações organizacionais, legais, industriais, científicas e culturais que devem ser levadas em consideração. Ignorar os problemas da preservação da informação em formato digital acarretaria a sua perda.

Temos que o OAIS tem o propósito de promover uma variedade de funções e sistemas de armazenamento e preservação, logrando seus objetivos vencendo o problema da obsolescência da informação digital e ao mesmo tempo minimizando os custos dessa operação. Tem, portanto, fundamental relevância com a temática de compartilhamento de dados de pesquisa, e se tornou em 2003 uma norma internacional, ISO 14721:2003.

Se interessou em saber mais? Acesse este documento editado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).